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意大利贵宾会公文处理办法

时间:2017/8/11

  第一章 总则

  第一条 为规范意大利贵宾会公文处理工作,进一步提高公文办理的质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和吉林森工集团有关公文处理规定,结合我局实际,制订本办法。

  第二条 意大利贵宾会公文(包括电子公文)是意大利贵宾会实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家以及吉林森工集团的方针政策、依法履行职责和进行公务活动的重要工具。

  第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档等。公文管理包括公文保密、日常管理等。

  第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

  第五条 意大利贵宾会各级领导应当高度重视公文处理工作,模范遵守《党政机关公文处理工作条例》及本办法,加强对公文处理工作的领导和检查。

  第六条 局综合办公室是意大利贵宾会公文处理的管理机构,主管局机关的公文处理工作,并对局属各单位的公文处理工作进行业务引导和督促检查。

  第七条 负责公文处理工作的人员必须具有较高的政治素质,工作积极、作风严谨、忠于职守、保守秘密,熟悉领导工作分工和各职能部门职责,具备有关专业常识,熟练掌握现代办公设备的操作和使用技能。

  第二章 公文种类

  第八条 按照《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),公文种类有15种。适应于意大利贵宾会的公文种类主要有:

  (一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

  (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

  (三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

  (四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

  (五)通知。适用于发布、传达要求下级机关实行和有关单位周知或者实行的事项,批转、转发公文。

  (六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

  (七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

  (八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

  (九)批复。适用于答复下级机关请示事项。

  (十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

  (十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

  第三章 公文格式

  第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

  (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号黑体阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

  (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

  (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。

  (四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称(例如吉林省意大利贵宾会文件、意大利贵宾会文件)。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称;如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前。

  (五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01)。

  (六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字,居右空1字,编排在发文机关标志下空二行位置。

  (七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当;标题排列应当使用梯形或菱形。

  (八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称(例如中国吉林森林工业集团有限责任企业和吉林森工集团,二者皆可使用)。应根据工作需要和公文内容准确确定主送机关,不随意扩大或缩小主送范围。

  (九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。正文一般用3号仿宋体字;文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

  (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,在正文下空一行左空2字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。印发或转发文件时,不应将所印发或转发的公文列为附件。

  (十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

  (十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。加盖印章的公文,成文日期一般右空4字编排,以成文日期为准居中编排发文机关署名。

  (十三)印章。公文除纪要外,应当加盖发文机关印章,并与发文机关署名相符。联合上报的公文,可只由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。

  (十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的其他事项。公文如有附注,居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

  (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件标题应当与附件说明的表述一致。附件应当另面编排,并在版记之前与公文正文一起装订。“附件”二字及顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

  (十六)抄送机关。除主送机关外需要实行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号仿宋体字,最后一个抄送机关名称后标句号。

  (十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门,意大利贵宾会为综合办公室。

  (十八)页码。公文页数序号。

  第十条 公文的版式及其它按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704—2012)实行。

  第四章 行文规则

  第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

  第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

  第十三条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:

  (一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

  (二)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

  第十四条 向下级机关行文,应当遵循以下规则:

  (一)主送受理单位、部门,根据需要抄送相关单位、部门。

  (二)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文。

  第十五条 局党委和局行政、同级党政部门、党政部门与其他同级单位必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。

  第十六条 意大利贵宾会制发的公文,主要分为《中共意大利贵宾会委员会文件》《吉林省意大利贵宾会文件》《意大利贵宾会文件》《意大利贵宾会函》等。机关各部门、局属各单位不得对外正式行文。

  第五章 公文拟制

  第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。意大利贵宾会公文拟制应按照发文稿纸确定的程序进行。

  第十八条 公文起草应当做到:

  (一)符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级部门的指示,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

  (二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

  (三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

  (四)文种正确,格式规范。

  (五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

  (六)公文涉及其他单位职权范围内的事项,起草单位必须征求相关单位意见,力求达成一致。

  (七)单位、部门负责人应当主持、引导重要公文起草工作。

  (八)单位、部门负责人对草拟好的公文要认真审稿,对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。必要时,请有关单位、部门负责人会稿。

  第六章 公文审核

  第十九条 公文文稿签发前,应当由综合办公室进行审核。审核的重点是:

  (一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

  (二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接。

  (三)所提政策措施和办法是否切实可行,决定事项是否符合本单位的职权范围。

  (四)涉及不同单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

  (五)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

  (六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

  第二十条 公文涉及政策、法律等规范性文件的,起草部门在文稿送局领导签批前,应当提交局法律事务部门进行合法性审查后送综合办公室。

  第二十一条 经审核如发现公文文稿不符合要求或需要对文稿作进一步修改的,由起草部门修改完善后重新报送。经审核不宜或无需发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由。

  第二十二条 未经综合办公室审核,不得将公文直接呈送局领导签发。

  第七章 公文签发

  第二十三条 公文应当经局长、党委书记审批签发。

  (一)意大利贵宾会重要公文和上行文,经分管局领导审核后,由局长签发。局长出差出访时,由授权主持行政工作的局领导签发。意大利贵宾会平行文、下行文按照分工负责的原则(或由局长授权)由分管局领导签发。内容重要、涉及面广、对全局工作具有普遍引导意义的公文,由局长签发。

  (二)以中共意大利贵宾会委员会名义制发的公文,由党委书记签发,党委书记出差出访时由授权主持党委工作的局领导签发。

  第二十四条 签发人签发公文,应当签署意见、姓名和日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署部门(单位)的负责人会签。

  第八章 收文办理

  第二十五条 收文办理包括签收、登记、拟办、签批、承办、传阅、督办、办结、答复等主要程序。

  (一)签收。局综合办公室文书负责公文签收。对收到的电子公文,及时下载打印,视为签收。对信件邮寄的公文应当逐件清点,查看密封情况,核对无误后签字,并注明签收时间。发现问题,应马上提出并查找原因。

  (二)登记。局综合办公室文书负责公文登记。收文登记应当详细记载公文的标题、紧急程度、发文字号、发文机关、收文日期等主要信息。涉密公文、非涉密公文须分开登记,其中涉密公文须在专用登记簿上按照密级等级登记。局各分管领导、各部门(单位)捎带回的公文,应及时交综合办公室文书登记、编号,原则上不得直接呈送领导签批。特殊情况下,需要先送批的,应和综合办公室文书做好对接,办理后及时补办登记手续。

  (三)拟办。局综合办公室秘书负责公文拟办。公文登记后由综合办公室秘书根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见,并注明拟办人姓名及日期。

  (四)签批。原则上,所有公文经登记后一律先报局长、党委书记签批。局长、党委书记外出时,或有紧急、有时间要求的公文,按照分工负责的原则(或由局长、党委书记授权),由分管局领导负责签批。特殊情况下,局主要领导电话授意办理的公文视同领导已签批,事后及时履行补签手续。

  (五)承办。综合办公室文书将领导阅批的公文,做好登记后及时转分管局领导、有关部门(单位)承办。各分管局领导、各承办部门(单位)根据公文内容指定专人负责办理,承办人应按文件要求、办理期限及局主要领导、分管领导批示的意见办理;在办理完毕后,承办人应及时向分管领导或交办领导报告,特别重要事项须会同分管领导及时向主要领导报告,同时在文件承办单签注办理结果与本人签名,并及时将公文交还综合办公室文书存档,不得超期保留和遗失。各部门(单位)负责人为本部门(单位)公文承办第一责任人。

  (六)传阅。局综合办公室文书负责公文传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅时,应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误,严禁横传。公文的传阅原则上由综合办公室文书按领导排序依次呈送局领导。如遇领导出差出访等情况,一般继续按顺序往下呈送;紧急和重要公文,在安全保密的前提下,采取有效途径向局长或分管局领导报告。文件传阅过程中,如局领导批请有关部门负责人阅知的,一般先继续传阅,待其他局领导传阅完毕后处理。如局领导批请有关部门办理的,综合办公室文书应及时将批件复印件送有关部门办理,原件继续传批,并注明已印送有关部门。

  (七)督办。局领导批示要求承办部门(单位)提出办理意见、落实或研究处理的批示件,由局综合办公室跟踪催办,承办部门(单位)原则上在2-5个工作日反馈办理情况。急件急办,领导明确签署时间要求的,以领导签批时限为准。情况复杂的,承办部门(单位)应将办理情况及时报告领导。涉及多个部门(单位)的,由主办部门(单位)牵头、沟通、协调达成一致意见后,在规定工作日内报签批领导。特殊情况的要向分管领导说明并报告办理进展情况,报告结果一般不得超过规定工作日或领导签批时限。

  (八)办结。凡请阅知的人员都已签字的,视为办理完毕。具体为:已按领导批示,认真承办,履行了处理程序,并有结果;对上级机关公文,已通过行文或其他方式贯彻实行;对同级机关函件已明确答复;对下级机关请示已作批复; 呈阅件在规定传阅范围内传阅完毕。

  (九)答复。公文的办理结果根据需要告知来文单位。

  第九章 发文办理

  第二十六条 发文办理的主要程序:

  (一)复核。综合办公室在公文正式印发前,应对已经局领导签批的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核后,方可正式付印。已经签发的公文,一般不得再行修改。需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

  (二)登记。发文要严格登记、准确注明文种、文号、主送单位等,做到手续清楚,去向明确。所有文件必须遵循“先签发后拿号”原则,未经签发的公文,综合办公室文书不得先行登记文号,再予签发。

  (三)印制。公文印发要保证时效性并推行无纸化办公。按照规定,向吉林森工集团、省林业厅行文,均以OA电子公文方式报送。意大利贵宾会下发的文件以OA电子公文方式发送,除印制少量存档外,不再印发纸质公文。

  (四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

  第十章 整理归档

  第二十七条 公文办理完毕后,应按照档案法律法规以及《意大利贵宾会档案管理制度》规定,及时将公文的发文稿纸、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。

  第二十八条 公文归档应当确定保管期限,按照有关规定定期向局档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。

  第十一章 公文管理

  第二十九条 公文由局综合办公室统一管理。并按照有关保密规定配备了工作人员和必要的安全保密设施设备。局属单位应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

  第三十条 严格管理程序。文件要严格按照传阅范围进行传阅,不能随意扩大或缩小传阅范围,无关人员不得传阅。发送和接收的电子公文,一律不得私自复制、转发、传阅,严禁公文乱放乱传和失泄密事件发生。

  第三十一条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经局长、党委书记批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

  第三十二条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

  第三十三条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

  第三十四条 局综合办公室对局公文的拟制、审核、办理和管理进行检查,并对有关情况予以通报。

  第十二章 附则

  第三十五条 意大利贵宾会公文含电子公文。在吉林森工集团OA协同办公平台、省林业厅公文传输系统平台上接收的电子公文,一律视为正式公文,与相同内容纸质公文具有同等效力。

  第三十六条 局属各单位可根据本办法,结合工作实际,制定本单位公文管理制度。

  第三十七条 本办法由意大利贵宾会综合办公室负责说明。

  第三十八条 本办法自印发之日起施行。以往局相关公文处理相关办法、规定等停止实行。


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